6 dicas de como aumentar a produtividade no trabalho

Por pulsus.mobi

Produtividade não é necessariamente fazer mais em menos tempo, mas sim fazer melhor, com mais tranquilidade, eficiência e qualidade. E tudo isso você pode conseguir utilizando smartphones e tablets no seu ambiente de trabalho.

Embora por vezes os dispositivos móveis ainda sejam vistos como fonte de distração, a verdade é que cada vez mais empresas estão usando os aparelhos para tarefas corporativas.

Isso porque eles conseguem automatizar processos, agilizar tarefas e justamente trazer mais produtividade para os colaboradores e gestores. Nas dicas abaixo você confere como fazer isso em seis aspectos principais do cotidiano profissional.

No entanto, é importante ressaltar que para garantir esses benefícios corporativos, sua empresa deve seguir algumas recomendações para evitar mau uso e maximizar os benefícios do celular no trabalho.

1) Eleger prioridades
Uma maneira muito eficiente de garantir produtividade nas suas tarefas é saber exatamente qual ou quais são as mais importantes, aquelas que precisam ser executadas o mais rápido e o melhor possível.

Isso evita que você sinta que não está rendendo, que o trabalho não vai para a frente ou, pior ainda, que acabe priorizando tarefas menos importantes e deixando aquelas mais relevantes para depois.

Os critérios para essa hierarquia vão depender, claro, da natureza do seu negócio e do seu cargo. O mais recente é sinônimo de mais urgente? Ou a prioridade deve ser para aquelas tarefas mais difíceis, que demandam mais tempo? Tenha esses critérios claros para saber o que deve ser feito antes de todo o resto.

Já o controle dessas atividades pode ser feito das mais variadas formas, e o smartphone corporativo pode ajudar nisso. Desde um simples app de listas, até outros com prazos, descrições de tarefas e integração com equipes inteiras de colaboradores estão disponíveis.

Dicas de apps: o ideal é optar por ferramentas online, que permitam a sincronização dessas tarefas, como Evernote, Trello e Notas do Keep.

2) Construir uma rotina
Depois de saber o que precisa ser feito em primeiro lugar, é a hora de construir uma metodologia, uma rotina que possa ser repetida sistematicamente para garantir que tudo seja feito.

Criar padrões e estipular regras ajuda a entender como o seu dia a dia no trabalho se desenvolve e, além disso, a não deixar passar nenhum afazer. Por isso, faça um mini planejamento de como será o seu dia; quais tarefas precisam ser feitas (e em que ordem), documentos que precisam ser verificados, reuniões, itens de check-list e tudo mais que for pertinente à sua atividade.

Porém isso não quer dizer que você só pode fazer o que está nesse planejamento e na ordem apresentada – claro que há espaço para liberdade e imprevistos. Inclusive, procure reservar um espaço no seu dia para essas situações inesperadas que, invariavelmente, surgem.

Dicas de apps: além dos aplicativos de listas, você também pode usar gerenciadores de tarefas, como o Runrun.it.

3) Fazer pausas
Trabalhar sem parar dificilmente resulta em produtividade, ao contrário do que muita gente pode pensar. Não é à toa que a ciência já provou que fazer pausas pode ajudar na produtividade. Se você passar cada minuto do dia executando tarefas sem descanso, ficará estressado, exausto e a qualidade do seu trabalho será impactada negativamente.

Por isso, o ideal é que você organize seu dia para que ele possua algumas pausas periódicas. Aqui, claro, vale adaptar com o que for melhor para o seu ramo de atuação e para as especificidades do seu negócio.

Alguns estudos indicam que o melhor é trabalhar com uma pausa de alguns minutos a cada 90 minutos de trabalho ininterrupto. Já outras pessoas adotam o método pomodoro, que traz 25 minutos de trabalho focado e depois cinco minutos de descanso. Após repetir esse processo quatro vezes, o tempo de descanso é maior – 30 minutos.

Dicas de apps: para garantir sua concentração, vale usar desde ferramentas nativas dos smartphones, como o modo avião, até aplicativos que bloqueiam o uso por um período (como o Forest). Já o controle do tempo de cada tarefa pode também ser feito de forma simples, pelo próprio cronômetro do aparelho, ou pelo app Pomodoro on the Rocks.

4) Evitar distrações
Mas para que os momentos de pausa não deixem de ser momentos para se tornarem grandes períodos – e assim afetar a sua produtividade – é preciso evitar distrações. Em um mundo cada vez mais conectado e com uma quantidade gigante de estímulos (redes sociais, apps de chat, notícias, entre outras), isso pode ser bastante difícil.

Some a isso o fato de que, até um certo ponto, esses pequenos momentos de descanso – como dar uma espiada rápida nas redes ou responder a mensagem de alguém – ajudam a quebrar a rotina do dia e podem inclusive auxiliar na criatividade, e temos um equilíbrio delicado.

O ideal aqui é saber identificar momentos menos prioritários em que um pouco de descontração e relaxamento é bem-vindo, e aqueles em que você deve ter foco total. Esse é um ponto fundamental para quem quer saber como aumentar a produtividade no trabalho. Se você seguir a primeira dica, de priorizar suas tarefas, ficará mais fácil distinguir essas situações.

Dicas de apps: para evitar que você utilize o smartphone, além do já citado Forest, existem os aplicativos Momentum, Focus Time e o Pocket – esse último é ótimo para “guardar para mais tarde” aqueles links que você abre no trabalho.

5) Armazenar arquivos online
Um aspecto que costuma tomar mais tempo do que muitas vezes se percebe é o armazenamento de arquivos e dados. Navegar por servidores, procurar por pastas ou, ainda, ter que utilizar armazenamentos externos (como pendrives e HDs externos) reduz a agilidade das tarefas e não raramente apresenta dificuldades técnicas.

Além disso, ainda há casos em que esses arquivos e dispositivos precisam ser compartilhados com muitas pessoas e/ou acessados em diversos dispositivos – ou seja, ainda mais trabalho. Uma maneira eficiente de contornar isso é contar com serviços de armazenamento online.

Dessa forma, é possível guardar documentos, planilhas, relatórios e demais dados na chamada nuvem, que podem ser acessados por diversas pessoas simultaneamente – basta uma conexão com a Internet. Aqui, porém, vale ressaltar que é preciso ter atenção com questões de segurança, acessibilidade e infraestrutura de rede.

Dicas de app: alguns dos serviços de armazenamento na nuvem mais populares são o Google Drive, o Dropbox e o iCloud (da Apple).

6) Gerenciar os aparelhos
Especialmente para gestores e líderes, é fundamental que os dispositivos móveis corporativos (sejam eles celulares ou tablets) possuam alguma forma de gerenciamento. Afinal, como aumentar a produtividade no trabalho com smartphones se sua empresa não pode gerenciar esses aparelhos de forma simples, ágil e segura?

E além de contar com formas de automatizar tarefas de suporte e manutenção dos dispositivos (atualizar apps, enviar arquivos, criar pastas e até mesmo instalar aplicativos), esse tipo de solução ainda possibilita que esses recursos sejam feitos de maneira remota. Ou seja, a equipe de TI não precisa ter os celulares em mãos para fazer tudo isso.

Além disso, funcionalidades como launcher personalizável ajuda na produtividade da equipe, evita o uso indevido dos dispositivos móveis corporativos, aumenta a vida útil dos aparelhos e auxilia os colaboradores a utilizarem os equipamentos com maior facilidade.