O Google anunciou nesta quarta-feira, 22, um novo serviço de gerenciamento de e-mails chamado Inbox, que tenta organizar a caixa de entrada de seus usuários de uma forma mais inteligente.

O serviço estará disponível na web, exclusivamente pelo navegador Chrome, ou como aplicativos para o iOS (versão 7 ou superior) e Android (versão 4.1 ou superior). Versões especiais para tablets também estão em desenvolvimento.

Por enquanto, o serviço é restrito e, bem à moda Google, exige convites para que o usuário se registre. Você pode pedir para um amigo, ou então solicitá-lo diretamente ao Google enviando um e-mail inbox@google.com.

O serviço parece uma mescla entre o Mailbox, aplicativo de gerenciamento de e-mails que se tornou bem popular e foi comprado pelo Dropbox, e o Google Now, assistente pessoal do Google.

O Inbox é bastante diferente do Gmail, e o Google planeja que as coisas permaneçam deste jeito. O Gmail continuará funcionando do jeito que sempre funcionou, e o Inbox será apenas uma coisa nova, que a empresa define como “algo novo; uma forma melhor de voltar ao que realmente importa”.

Conheça os recursos do Inbox:

Organização por assuntos
O Gmail lançou no ano passado as categorias, que dividem os tipos de mensagens em determinadas abas específicas. Agora o Inbox tenta expandir o conceito para manter a caixa de entrada ainda mais organizada, agrupando recibos de compras, por exemplo, em um lugar só. O usuário pode “ensinar” o Inbox o jeito certo de gerenciar mensagens para que o app junte as mensagens que devem ser unidas.

Informações destacadas
Determinadas mensagens podem ter um cabeçalho que resuma as informações importantes dos e-mails, como o itinerário de um voo, informações sobre um evento ou fotos e documentos enviados por amigos e familiares. O serviço poderá até mesmo mostrar informações que estão na web, mas não estão diretamente na mensagem, como rastreamento de pacotes ou situação de voos.

Lembretes inteligentes
O serviço permite a inclusão de lembretes, parecido com o que você vê no Google Now. Além disso, uma ferramenta chamada “Assists” oferecerá informação relevante à sua lista de afazeres. Por exemplo: ao criar um lembrete para passar na loja de ferramentas, o Assists oferece o telefone da loja e informará se ela está aberta.

O mesmo vale para os seus e-mails. Ao fazer uma reserva em um restaurante, o e-mail de confirmação mostrará um mapa para chegar ao local. Ao comprar uma passagem de avião, o Inbox mostrará o link para check-in, e etc.

Por fim, o sistema também inclui um botão “Soneca”, que permite que você silencie um lembrete até que ele seja conveniente. Você pode pedir para voltar a ser notificado em um determinado horário, ou quando chegar em algum local, como no trabalho ou em casa.

O Mailbox, serviço que quando apareceu prometia revolucionar o e-mail, deixou de ser apenas um aplicativo e começou a desembarcar nos computadores com uma versão para Macs. A novidade foi disponibilizada nesta terça-feira, 19, mas só dá para baixar depois de conseguir um convite.

A Dropbox, que comprou a solução pouco tempo depois do lançamento, não revela quantas pessoas entraram na fila, mas dado o entusiasmo da imprensa especializada internacional, pode ser que ela relembre a época em que o Mailbox apareceu. Foi no começo de 2013 e oentusiasmo foi tanto que mais de 1,2 milhão de pessoas pediram convites.

O furor se deve ao fato de que o Mailbox oferece um cliente de e-mail que destoa dos que são oferecidos no mercado. Nos dispositivos móveis ele facilita o gerenciamento das contas com controles simples baseados em “arrastadas”: tocar sobre uma mensagem e puxar o dedo para um lado ou outro faz com que você delete, armazene, guarde para depois ou a inclua numa lista.

A versão para desktops vem com outras novidades, como o fato de que o Mailbox observa os costumes do usuário para tomar ações sozinho: se ele sempre deleta e-mails de um contato específico, em pouco tempo deixa de ver essas mensagens, porque o serviço as apaga sozinho. O mesmo acontece com listas, também, e o serviço sempre avisa quando aprendeu um costume novo para que o usuário não seja surpreendido. Esse tipo de recurso agora está disponível em Macs e possivelmente chegará aos PCs futuramente.

Neste mês, conheça uma forma de agendar emails para que eles cheguem até você no dia e hora escolhidos.

Email é Tarefa
Emails não são correspondências, emails são tarefas. Esta nova forma de trabalhar como nossos emails vai revolucionar o uso desta ferramenta. Cada vez mais recebemos emails e eles contém de tudo: Spam, é claro, e conteúdos desejados, como anexos importantes e tarefas, muitas tarefas. São relatórios que devemos preparar, tabelas, listagens, faturamento, vendas, etc. O que fazer com todos estes emails que precisamos responder? Muitas vezes não temos tempo para executá-los e os mantemos na caixa de entrada, esperando por uma oportunidade para resolvê-los. O problema que na caixa de entrada já temos muitos emails e a bagunça fica instituída definitivamente neste "mar" de emails. E se pudéssemos "pedir" para que o email voltasse para nós em um determinado dia e até mesmo determinada hora, para poder resolvê-lo? Incrível! Sim, esta ferramenta existe e reconhecida como agendador de email.

Smartphones e Web Client
No mercado já temos algumas ferramentas para esta nova função. Para smartphones, uma delas é o Mailbox e para uso no desktop, o Active In Box. Aqui abordaremos a ferramenta Web Client (Desktop), o Active In Box que é instalável no navegador Google Chrome. Durante a instalação, que é simples e rápida, é instalado uma extensão ActiveInbox for Gmail™ no navegador.

Instalando o Active in the Box
Acesse o site http://www.activeinboxhq.com e clique sobre o botão Install In Chrome para iniciar o processo. Durante a instalação é solicitado em qual conta de email será instalado a ferramenta. Depois de instalar, pode ser necessário reiniciar o Chrome.

Configurando o Active in the Box
Depois da instalação aparecerá uma barra na parte superior do navegador, logo abaixo da barra de endereços ou barra de favoritos. Nesta barra existem as funções: Action, Waiting On, Today, Tasks e Projects. Se desejar ocultar esta barra para que ela fique abaixo da lista de bate-papo, clique sobre a engrenagem do lado direito desta barra e desative a opção "Enable de Review Bar at the top of Gmail". O Active In Box pode enviar um email com uma senha para que você ative o serviço no navegador Chrome.

Agendando Emails
Para agendar um email, primeiro selecione qual o email que deseja agendar. Aparecerá um ícone na forma de um cubo ao lado da lixeira. Clicando neste cubo, aparecem as opções: Action, Waiting On e Calendário. Clique sobre o calendário e escolha uma data. Próximo da lixeira existe o botão Arquivar, clique sobre este botão para que o email saia da caixa de entrada. Pronto! Seu email voltará para sua caixa de entrada somente na data escolhida. Existem outras funções no Active In Box que não foram abordadas aqui mas que podem ser facilmente exploradas pelo usuário. 

Neste mês, conheça uma forma de aumentar a sua produtividade com emails, não deixando que eles se acumulem em sua caixa de entrada.

Caixa de entrada lotada
Muitos emails que recebemos precisam de respostas, de nossa atenção para serem resolvidos. Como não conseguimos resolver tudo em um determinado momento do dia, normalmente os deixamos na caixa de entrada para responder depois. Os dias passam e nossa caixa de entrada vai acumulando emails não respondidos. Podemos até criar uma pasta de Emails Importantes ou Emails Pendentes. Mas mesmo assim, estas pastas vão acumulando muitas mensagens e nos sentimos frustrados com a lista aumentando. Isto tem solução? Acredite, sim é possível.

Email não é correspondência
Se pensarmos que emails não são mais correspondências e sim tarefas, tudo começa a mudar de figura. Aquela lista que vai se acumulando de emails não resolvidos, é sua lista de tarefas que está aumentando, por isto a frustração. Se emails são tarefas, como fazer para que eles cheguem até a nossa caixa de entrada no momento certo para que possamos executá-los, não permitindo que se acumulem? Acredite de novo, existe ferramenta para isto.

Mailbox
Na esteira deste aplicativo, muitos outros estão surgindo e teremos muitas novidades. O aplicativo Mailbox (www.mailboxapp.com) tem suas limitações, é disponível apenas para o iOS, ou seja, pode ser usado somente no iPhone ou no iPad e trabalha apenas com os emails Gmail e iCloud da Apple. Bom, se você está neste grupo, poderá experimentar um ganho de produtividade ao utilizar a ferramenta.

Como funciona?
Instale o aplicativo e em seguida adicione sua conta de email. Feito isto, agora o Mailbox passa a receber uma cópia dos seus emails. Com um email aberto, você poderá: Guardar em Pastas ou Arquivar (caso tenha resolvido), Excluir ou Agendar (ícone relógio). Sim, podemos agendar o recebimento deste email com data e hora escolhida. Se um email não pode ser resolvido no momento em que recebeu em sua caixa de entrada, peça para ele voltar quando você estiver preparado para resolver aquele assunto. Com uma escolha acertada, você terá tempo e condições para liquidar com a tarefa. Assim que agendar, o email também sairá da caixa de entrada do email original, voltando somente para o dia e hora que escolheu. Com isto, sua caixa de entrada conterá somente emails que você escolheu para trabalhar de acordo com a sua rotina.